Probleem: kaks süsteemi, topelt töö

Üks Eesti e-pood müüs 180 toodet WooCommerce'i kaudu. Laoseis elas Erplys. Omanik tegi iga päev:

• Exceli eksport Erplyst hommikul ja pärastlõunal
• Hinnauuendused käsitsi kolmes kohas (Erply, WooCommerce, CSV vahepealne)
• Tellimuste käsitsi sisestamine Erplysse (nimi, aadress, tooted, kogused)
• Laovarude võrdlemine — ekraanilt ekraanile, number numbri järel

Kokku 2,4 tundi päevas. 12 tundi nädalas. Puhas exceli-käsitöö.

Mitte strateegia. Mitte müük. Mitte uute toodete otsimine. Exceli lahtrid.

Kuidas me seda lahendame: konkreetne töövoog

Me ehitasime Wark Erply Sync. See töötab nii:

Laoseisud (iga 15 minuti järel):

• Erply API annab kõikide toodete laoseisu (SKU, kogus, asukoht)
• Sync võrdleb WooCommerce'i laoseisu
• Kui vahe > 0, uuendab WooCommerce automaatselt
• Kui toode on otsas, märgib "Out of stock" (ei müü üle)

Hinnad (mõlemas suunas):

• Erplys muudad hinda? 40 sekundi pärast on see WooCommerce'is
• WooCommerce'is soodustus? Erply näeb seda kui "kampaaniahind"
• Käibemaks arvutatakse automaatselt vastavalt Eesti reeglitele (20% või 9%)

Tellimused (40 sekundit):

• WooCommerce'i tellimus tuleb sisse
• Sync loeb: klient, tooted, kogused, aadress, maksemeetod
• Erplysse läheb valmis müügidokument (sales document)
• Kliendi profiil luuakse või uuendatakse automaatselt
• Kui tellimus on osaliselt täidetav (nt laos 5 tk, telliti 8), tuleb Slacki teavitus

Konfliktid ja vead:

• Kui keegi ostab viimase toote samal ajal kahes kohas (overbooking), Slack annab teada 10 sekundi jooksul
• Kui API ühendus katkeb (Erply hooldus, WooCommerce update), süsteem proovib uuesti 3x ja siis saadab meili

Mis muutus: 12h/nädalas vabanes

Omaniku tööpäev nüüd:

• Hommikul: Slacki teavitus kui midagi vajab tähelepanu (1-2 korda nädalas)
• Päeva jooksul: ei puuduta exceli, laoseisud ja hinnad liiguvad ise
• Õhtul: Erply raport näitab päeva müüki, kõik WooCommerce'i tellimused on juba seal

Vabenenud 12h kulub nüüd:

• Uute tarnijate otsimine (2h)
• Facebooki kampaaniate jälgimine (3h)
• Klientide järelkontakt kes jätsid ostukorvi pooleli (4h)
• Tootekirjelduste parandamine (3h)

Mitte üks minut exceli lahtritele.

Miks see pole kõigile

Wark Erply Sync sobib kui:

• Sul on Erply ERP ja WooCommerce e-pood
• Müüd vähemalt 50+ toodet (alla selle pole automatiseerimise mõtet)
• Laoseisud muutuvad iga päev (nt hulgimüük + jaemüük koos)
• Sa ei taha agentuuriga 6 kuud projekteerida

Ei sobi kui:

• Sul on Shopify või Magento (neil pole otsest Erply integratsiooni)
• Müüd 10 toodet korra kuus (käsitsi on kiirem)
• Laoseis on alati "saadaval" (nt digitooted, teenused)

Minu seisukoht: exceli-töö on varastatud aeg

Iga tund mida e-poodi omanik kulutab exceli eksportidele, on tund mis ei lähe müügi kasvatamisele.

Paljud mõtlevad: "Ma teen seda 2h päevas, pole hullu." Aga 2h × 5 päeva × 52 nädalat = 520 tundi aastas. See on 13 täistööl nädalat.

Automaatika ei ole luksus. See on otsus: kas sa kulutad aega süsteemide vahelisele käsitööle või oma ettevõtte kasvule?

Järgmine samm

Kui su e-pood elab kahes süsteemis ja sa tunned ära selle 2,4h päevast exceli-tööd, kirjuta mulle. Vaatame ühe tunni jooksul:

• Mis liigub käsitsi (ja peaks olema automaatne)
• Mis võib jääda käsitsi (nt erijuhtumid)
• Kui palju tunde kuus see sulle tagasi toob

Wark Erply Sync hind on €99-499/kuu olenevalt tellimuste arvust. Kui sa säästad 12h/nädalas ja su tund maksab €20, on ROI selge: 48h × €20 = €960/kuu vs €99-499/kuu.

Ülejäänud on matemaatika.